نظام المتابعة في مذهب الحوكمة الاستراتيجي

يعد مذهب الحوكمة الاستراتيجي من العلوم الحديثة الشحيحة التنظير اكاديميا على المستوى العالمي والعربي، ويقتصر على حوكمة الشركات وبشكل مقتضب يتسق بفلسفة المال والأسهم والعلاقة بين الاطراف المختلفة المعنية بالجانب المالي، ولم نجد قواعد مكتوبة معتمدة لإستراتيجية الحوكمة بـ أدارة الدولة والمجتمع والمؤسسات، وتمكنت بفضل الله وضع المخرجات العلمية الاكاديمية المقرونة بالتطبيقات العملية والفكرية لأسس وقيم استراتيجية مذهب الحوكمة لإدارة مؤسسات الدولة، وبنطاق مفتوح يعتمد العناصر والركائز الاساسية للحوكمة، وقد سبق ان نفذت برامج تدريبية العام الماضي، وفي هذا البرنامج نتوسع بنطاق تكتيكي اوسع من المفردات الاستراتيجية للحوكمة الخاصة بإدارة مؤسسات الدولة والمجتمع، وركزنا على ادارة الحوكمة وعناصرها وكذلك ناقشنا المؤشرات وطرق استخراجها وكيفية توظيفها لصالح المؤسسة بما يؤمن مبادئ الحوكمة، ويحقق عناصر الشفافية والعدل والمساواة والإفصاح من خلال نظم المعلومات ونظام المتابعة والرقابة الذي يؤمن الوصول الواقعي لإنتاج المؤسسة، كإدارة وأفراد ومنظومة قرارات ساندة لتحقيق الاهداف والمبادرات المتعلقة بها وضمان علاقة تفاعلية بين الاطراف، ولعل ما يجعل الموضوع متميزا كونه الاول عالميا وعربيا من حيث المادة والأعداد والتناول المسهب البسيط والتجانس مع البيئة الوظيفية المتطورة والمتفاعلة،. كذلك انها امتداد للطابع الاستراتيجي والمتخصص بالحوكمة وبمجالها الواسع، ولعل الدافع العلمي وطلب التطوير وتنمية المهارات الوظيفية كان الدافع الاساسي وسنتطرق لمنظومة المتابعة ضمن مذهب الحوكمة.

ماذا تؤمنه استراتيجية الحوكمة
تعد استراتيجية الحوكمة بمثابة خليط من العلم والفن والخبرة والأداء والأساليب المتفاعلة التي تؤمن مايلي:
1. ادارة وتنمية الموارد البشرية استخدام راس المال البشري وتنميته وتدريبه عبر تحقيق الاهداف الاستراتيجية
2. فن التوظيف الصحيح للموارد المالية من خلال نظام رقابة ومتابعة دقيق
3. ضمان تطبيق الموارد القانونية من التشريعات والقوانين بشكل انسيابي يؤسس لثقافة دولة النظام والقانون
4. تحقيق استخدام امثل للموارد المادية بشكل يؤمن مردودات تناسب حجم الانفاق والاكلاف
5. تحق علاقة متوازنة بين الاطراف المختلفة والمتمثلة بالدولة والحكومة والمؤسسات والهيئات الوسيطة والجمهور والمجتمع عبر تحقيق نظام شامل يضمن لكل طرف حقوقه ومسائلته ضمن مبدأ العدالة والشفافية
6. تحقق الترابط الوظيفي وتؤمن اداء مؤسسي متطور يتسق بمفاهيم الحداثة والحكم الرشيد
7. تحقيق التنمية المستدامة لراس المال الاجتماعي عبر تطبيق الاهداف والخطط الاستراتيجية لتحقيق الرضا المجتمعي والتجانس بين الدولة والمجتمع
8. تضمن الشفافية من خلال حزمة الافصاح المؤسسي والمتعلق بالموارد التي يمكن ان يحصل فيها اهدار او تعثر
9. تحقيق العدالة والمسائلة لكافة الاطراف
10. تشكل الحوكمة الانذار المبكر للتهديدات والإدارة الواعية للمخاطر من خلال صناعة واتخاذ القرار المناسب وكذلك التحقق من الفعاليات والأساليب التي من الممكن ان تكون في دائرة الخطر.
11. تؤمن الفاعلية المستدامة للمؤسسات وتحقق سياسة الديمومة وفلسفة البقاء
12. نظام ادارة مميز ومتطور يتسق بالمفاهيم العصرية
13. تحقق اعلى معايير الجودة في الاداء على المستوى الفردي والمؤسسي والشركات المتفاعلة
14. اتساق مباشر بوسائل القياده المتطور على الصعيد العالمي من خلال استخدام كافة الاليات والوسائل الحديثة

نظام المتابعة

“هو عملية منظمة ومخططة ومستمرة، تتم بصفة دورية ومنتظمة على مدار عمر المؤسسة لجمع المعلومات عن الإنجازات والإخفاقات والتعثر، ثم يتم ارسالها على شكل تقارير إلى الإدارة أو غيرها من الجهات المعنية بغرض مساعدتهم على اتخاذ القرارات المناسبة لتحقيق الأهداف المخططة ” وتبحث استراتيجية الحوكمة عن الافصاح والشفافية وبذلك تؤمن عملية المتابعة اطلاع كامل على مجريات الامور وحال المؤسسة والأفراد والأقسام وتعطي مسارات واقعية للانجاز او الاخفاق الوظيفي والأسباب والحلول.

أسباب أجراء عملية المتابعة :

لإمداد الإدارة بالمعلومات الدقيقة في الوقت المناسب عن الأنشطة والمساعدة في اتخاذ القرارات الخاصة بالآتي:

1. متابعة تحقق الاهداف الاستراتيجية
2. متابعة وإدامة الموارد البشرية
3. متابعة الموارد المالية والصرفيات
4. متابعة الجدول الزمني لتنفيذ المشاريع والمبادرات
5. تهيئة وتدبير الموارد والمصادر
6. لتحقيق مستوى الجودة وكفاءة الأداء
7. إدارة وتقدير الميزانية
8. متابعة السلوكيات الوظيفية للإدارة والكادر الوظيفي

وظائف عملية المتابعة :
1. توثيق مراحل العمل والتطوير
2. دعم عملية اتخاذ القرار
3. توثيق مؤشرات الاداء
4. الاحساس بالمخاطر وكشفها
5. المساهمة في وضع الخطط المستقبلية
6. مكافحة الفساد وكشف موارده
7. تحقيق الشفافية عبر الافصاح والتقارير
8. تحديد مواطن القوة والضعف

أهداف المتابعة
المتابعة توفر للإدارة كافة البيانات والمعلومات عن الأنشطة المنفذة بما يمكنهم من تحليل الموقف الحالي ومقارنة ما تحقق فعلا بما كان مخططا تنفيذه وبخاصة التحقق من أن :
1. التنفيذ يتم وفقا للجدول الزمني المخطط.
2. تكلفة الأنشطة المنفذة في حدود الميزانية المعتمدة لذلك.
3. مدخلات ومخرجات المشروع تصل للفئة المستهدفة في المكان والوقت المناسبين.
4. الصرف يتم في الأوجه الصحيحة للإنفاق.
5. التنفيذ يتم بالجودة العالية المطابقة للمواصفات الفنية.
6. القوى البشرية والإمكانيات المادية يتم استخدامها بفاعلية وكفاءة.
7. إنجازا المهام يتم وفقا لما هو مخطط له.
8. تحديد مواطن القوة والضعف والوقوف على الجوانب التي تحتاج إلى تحسين.
9. تحديد المشكلات التي تعوق التنفيذ لإيجاد الحلول المناسبة لها.

الشروط الأولية لوضع خطة المتابعة :
من أجل وضع خطة متابعة لهدف استراتيجي او مبادرة او هدف ما لابد من توافر ما يلي مسبقا :
1. الخطة التنفيذية لأنشطة المبادرة
2. تحديد الهدف من عملية المتابعة
3. تحديد الوقت الزمني للمتابعة
4. تحديد أساليب وطرق المتابعة
5. تحديد الأدوار والمسئوليات سواء على مستوى التنفيذ أو المتابعة
6. وضع معايير الأداء (المؤشرات)

تبقى المتابعة عنصر الامان الوظيفي والمؤسسي والتي تتسق بمنظومات الرقابة والمسائلة لغرض تجنب المخاطر والتهديدات الغير متوقعة من خلال الوقوف على واقع المؤسسة الفعلي من نجاح وإخفاقات وأخطاء وتعثر في المنهجية المعتمدة لتحقيق الاهداف الاستراتيجية للمؤسسة ويسكون هناك مقالات اخرى تعرف بمذهب الحوكمة الاستراتيجي وفي مفاصله المعرفية المختلفة
من كتاب مذهب الحوكمة اليات ادارة مؤسسات الدولة – المؤلف الدكتور مهند العزاوي

*خبير في حوكمة ادارة المؤسسات